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Datenschutzerklärung

Stand: 7. Oktober 2026

Auf einen Blick

MovaDoc verarbeitet deine Dateien auf deinem eigenen Gerät, in deinem Browser. Die Dateien werden nie an einen Server gesendet – weder an unseren noch an irgendeinen anderen. Wir sehen sie nicht und speichern sie nicht.

Wir verwenden keine Cookies und keine Tools für Werbung oder Besucherstatistiken. Die einzigen personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden, sind die technischen Zugriffsdaten, die unser Hosting-Anbieter braucht, um dir die Website anzuzeigen, und – wenn du uns schreibst – deine Nachricht.

Wer für deine Daten verantwortlich ist

Gemeinsam Verantwortliche sind Pedro Cirera Dória Roquette de Vasconcelos und Martim Dotti Cardoso Pinto, Privatpersonen mit Wohnsitz in Lissabon, Portugal. Kontakt: contact@movadoc.com.

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten, weil das Gesetz für eine Verarbeitung wie diese keinen vorschreibt. Bei allen Fragen zu deinen Daten nutze die oben genannte Kontaktadresse.

Was wir untereinander vereinbart haben (gemeinsam Verantwortliche)

Wir sind gemeinsam Verantwortliche (Art. 26 DSGVO), weil wir beide gemeinsam entscheiden, wofür und wie die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Daten verarbeitet werden. Im Wesentlichen haben wir Folgendes vereinbart:

  • wir entscheiden gemeinsam, welche Daten verarbeitet werden, wofür und mit welchen Dienstleistern (derzeit Cloudflare und, für E-Mails, Gmail von Google);
  • wir sind beide dafür verantwortlich, dir diese Informationen zu geben und sie richtig und aktuell zu halten;
  • Anfragen zu deinen Daten gehen an dieselbe Adresse, contact@movadoc.com, und jeder von uns antwortet im Namen von uns beiden.

Unabhängig von dieser Vereinbarung kannst du deine Rechte bei und gegenüber jedem von uns geltend machen.

Die Dateien, die du in den Tools verwendest

Wenn du eine Datei auswählst, liest dein Browser sie und verarbeitet sie auf deinem Gerät, mit dem Code, den er beim Öffnen der Seite heruntergeladen hat. Die Datei, ihr Name und ihr Inhalt werden nie an einen Server gesendet.

Dateien und Ergebnisse bleiben nur im Arbeitsspeicher des Browsers, solange die Seite geöffnet ist. Wenn du die Seite schließt oder neu lädst, sind sie weg. Wir behalten keine Kopien.

Passwörter, die du eingibst, um ein geschütztes PDF zu öffnen oder ein PDF zu schützen, werden nur auf deinem Gerät verwendet und nirgends gespeichert.

Das überprüfen wir mit automatisierten Tests: Während eine Datei verarbeitet wird, verlassen keine Daten daraus das Gerät. Nachdem die Seite geöffnet ist, kann der Browser im Hintergrund weiteren Code von unserer eigenen Website herunterladen (für „Weiter mit …“ und damit die Website ohne Internet funktioniert), aber diese Anfragen enthalten nie deine Dateien oder Daten darüber. Die Texterkennung (OCR) braucht ihre Engine und die Sprachdaten, die ebenfalls von unserer eigenen Website heruntergeladen werden (beim ersten Mal etwa 2 bis 4,5 MB, je nach Sprache und Qualität, plus 0,6 bis 3 MB für jede weitere Sprache; danach bleiben sie im Browser gespeichert). Das geschieht immer in einem eigenen Schritt, bevor eine Datei verarbeitet wird, und diese Anfragen enthalten nie deine Dateien: in „OCR PDF“, sobald du das Tool zu nutzen beginnst (du tippst oder klickst darauf, gelangst mit der Tastatur dorthin, legst eine Datei darauf ab oder es erhält eine Datei von einem anderen Tool) und wenn du die Sprachen oder die Qualität änderst; in „PDF in Text“, wenn du „Text erkennen (OCR)“ wählst; in „PDF in Word“ und „PDF in Excel“ mit eingeschalteter Texterkennung, wenn das gewählte PDF gescannte Seiten hat oder wenn du mehrere PDFs auf einmal auswählst; und in einem Workflow, der Text erkennt (mit dem Schritt „OCR PDF“ oder mit „PDF in Word“ oder „PDF in Excel“ bei eingeschalteter Texterkennung), sofort beim Öffnen des Workflows. „Word in PDF“ braucht außerdem die Dateien für das Seitenlayout und die Schriftarten, die beim ersten Mal von unserer eigenen Website heruntergeladen werden (etwa 2 MB; danach bleiben sie im Browser gespeichert), und „Excel in PDF“ braucht dieselben Schriftarten (etwa 1,4 MB, falls sie noch nicht gespeichert sind) – immer in einem eigenen Schritt, sobald du das Tool zu nutzen beginnst und bevor eine Datei umgewandelt wird; auch diese Anfragen enthalten nie deine Dateien.

Technische Zugriffsdaten (Hosting bei Cloudflare)

Die Website wird bei Cloudflare Workers gehostet, einem Dienst der Cloudflare, Inc. mit Sitz in den USA, die auf Grundlage ihres Auftragsverarbeitungsvertrags als unser Auftragsverarbeiter tätig ist (Art. 28 DSGVO). Wie bei jeder Website verarbeitet Cloudflare technische Zugriffsdaten, um dir die Seiten auszuliefern: die IP-Adresse, Typ und Version von Browser und Betriebssystem, die aufgerufene Seite, Datum und Uhrzeit sowie technische Protokolldaten der Anfrage.

Zweck: die Website bereitzustellen und sie vor Missbrauch und Angriffen zu schützen.

Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse, eine funktionierende und sichere Website bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du kannst dieser Verarbeitung widersprechen (siehe „Dein Widerspruchsrecht“).

Du bist nicht verpflichtet, diese Daten bereitzustellen, aber ohne sie (insbesondere ohne die IP-Adresse) kann dein Browser die Seiten der Website nicht empfangen.

Cloudflare erhält nie deine Dateien, ihre Namen oder das, was du damit machst, weil nichts davon dein Gerät verlässt. Wir verwenden diese Daten nicht, um dich zu identifizieren, für Werbung oder zur Erstellung von Profilen, und wir treffen keine automatisierten Entscheidungen über dich.

Speicherdauer: Wir laden keine Zugriffsprotokolle herunter und speichern auch keine. Im Cloudflare-Dashboard sehen wir nur aggregierte Statistiken (zum Beispiel die Anzahl der Anfragen) und, wenn Cloudflare eine verdächtige Anfrage blockiert oder prüft, dieses Sicherheitsereignis, das die IP-Adresse enthalten kann und nur 24 Stunden lang sichtbar ist. Cloudflare speichert seine eigenen technischen Protokolle nur für einen begrenzten Zeitraum, ohne eine feste Frist zu veröffentlichen. Mehr Informationen unter https://www.cloudflare.com/privacypolicy/.

Übermittlungen außerhalb der Europäischen Union: Cloudflare hat Rechenzentren in vielen Ländern, und diese Daten können außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden, insbesondere in den USA. Für die USA stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum Datenschutzrahmen EU-USA (Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795), dem die Cloudflare, Inc. beigetreten ist (die Liste der Teilnehmer findest du unter www.dataprivacyframework.gov). Der Auftragsverarbeitungsvertrag von Cloudflare enthält außerdem die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914), die Übermittlungen in andere Länder absichern und auch dann greifen, wenn dieser Beitritt einmal nicht mehr gelten sollte. Du kannst den Vertrag mit den Klauseln unter https://www.cloudflare.com/cloudflare-customer-dpa/ lesen oder uns um eine Kopie bitten.

Wenn du uns schreibst

Wenn du an contact@movadoc.com schreibst, verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, deinen Namen (falls du ihn angibst) und den Inhalt deiner Nachricht, nur um dir zu antworten und dein Anliegen zu bearbeiten. Wir verwenden diese Daten weder für Werbung noch für Newsletter. Uns zu schreiben ist immer freiwillig.

Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse, Personen zu antworten, die uns kontaktieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Auch dieser Verarbeitung kannst du widersprechen.

Wie deine Nachricht zu uns gelangt: Die Adresse nutzt Cloudflare Email Routing, einen Dienst desselben Auftragsverarbeiters (der Cloudflare, Inc., mit denselben Garantien für Übermittlungen), der die Nachricht, ohne ihren Inhalt zu speichern, an unser Postfach bei Gmail von Google weiterleitet. Cloudflare zeigt uns 31 Tage lang ein Protokoll jeder Zustellung (Absender, Empfänger, Betreff und Ergebnis). Die Nachricht wird dann in diesem Postfach bei Google gespeichert. Google kann die Daten auch außerhalb der Europäischen Union verarbeiten, insbesondere in den USA: Die Google LLC ist demselben Datenschutzrahmen EU-USA beigetreten, und Google verwendet außerdem die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (mehr dazu unter https://policies.google.com/privacy/frameworks).

Speicherdauer: Wir löschen deine Nachricht und unsere Antworten spätestens 12 Monate, nachdem dein Anliegen erledigt ist, es sei denn, wir brauchen sie länger, um eine gesetzliche Pflicht zu erfüllen oder Rechtsansprüche in einem Rechtsstreit zu verteidigen.

Wir brauchen deine Dateien nicht, um dir zu helfen: Wenn du sie per E-Mail schickst, sind sie nicht mehr nur auf deinem Gerät.

Was nur in deinem Browser gespeichert wird

Einige deiner Einstellungen werden im lokalen Speicher deines Browsers (localStorage) auf deinem Gerät gespeichert. Diese Daten werden nie an einen Server gesendet, und wir haben keinen Zugriff darauf:

  • die Design-Einstellung (hell oder dunkel), falls du eine auswählst;
  • die Workflows, die du mit „Als Workflow speichern“ speicherst: die Tools und die Optionen jedes Schritts, einschließlich der Texte, die du dafür eingegeben hast, etwa für ein Wasserzeichen oder eine Kopf- und Fußzeile, Präfix und Suffix der Bates-Nummerierung und die zu schwärzenden Wörter aus „PDF schwärzen“ (nie die Dateien oder Passwörter);
  • die Beispiel-Workflows, die du ausblendest;
  • deine Unterschrift (ein Bild), nur wenn du sie in „PDF unterschreiben“ speichern lässt, um sie beim nächsten Mal zu verwenden.

Damit sich die Website auch ohne Internet öffnen lässt und funktioniert (und als App installiert werden kann), speichert dein Browser außerdem eine Kopie des Codes von MovaDoc und der Seiten, die du geöffnet hast, im Cache-Speicher des Browsers (Cache Storage). Wenn die Texterkennung (OCR), „Word in PDF“ oder „Excel in PDF“ vorbereitet wurden, speichert er auch deren Dateien (die Engine und die Sprachdaten der OCR; die Dateien für das Seitenlayout und die Schriftarten von „Word in PDF“; die Schriftarten von „Excel in PDF“), und zwar in einer eigenen Kopie, die über Versionen der Website hinweg erhalten bleibt, und im normalen Cache des Browsers (bis zu einem Jahr). Wie beim Browserverlauf kann jede Person, die deinen Browser nutzt, in dieser Kopie sehen, welche Tools du geöffnet hast; sie enthält aber nie deine Dateien, Ergebnisse oder Passwörter. Diese Kopie wird an keinen Server gesendet und wird aktualisiert, wenn es eine neue Version der Website gibt.

So löschst du die Daten: Unter „Meine Workflows“ kannst du jeden Workflow löschen, und in „PDF unterschreiben“ löscht die Schaltfläche „Löschen“ die gespeicherte Unterschrift. Um alles auf einmal zu löschen, einschließlich der Kopie der Website, lösche die Daten dieser Website in den Einstellungen deines Browsers (zum Beispiel unter „Browserdaten löschen“ oder „Cookies und Website-Daten“). Wenn du MovaDoc als App installiert hast, deinstalliere sie ebenfalls; manche Browser fragen dann, ob du auch die Daten der Website löschen möchtest.

Cookies

MovaDoc verwendet keine Cookies – weder Werbe-, Analyse- noch Social-Media-Cookies und auch keine für den Betrieb der Website. Deshalb bitten wir dich auch nicht um deine Einwilligung in Cookies. Nur in einer Ausnahmesituation (bei einer Sicherheitsprüfung von Cloudflare gegen Angriffe) kann ein technisches Cookie gespeichert werden; das ist in der Cookie-Richtlinie erklärt.

Deine Rechte

Nach der DSGVO hast du das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten sowie das Widerspruchsrecht, das im nächsten Abschnitt erklärt wird. Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nur für Daten, die auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags verarbeitet werden, was hier nicht der Fall ist.

Um eines dieser Rechte auszuüben, schreib an contact@movadoc.com. Das ist kostenlos. Wir antworten unverzüglich, spätestens aber innerhalb eines Monats nach Eingang deiner Anfrage. Ist die Anfrage komplex oder gibt es viele Anfragen, kann diese Frist um weitere zwei Monate verlängert werden; in diesem Fall informieren wir dich innerhalb des ersten Monats und erklären, warum. Haben wir begründete Zweifel an deiner Identität, können wir dich um die Informationen bitten, die zu ihrer Bestätigung nötig sind.

Abgesehen von den Nachrichten, die du uns per E-Mail schickst, speichern wir keine Daten, die dich identifizieren; daher haben wir oft gar keine Daten über dich. Die technischen Zugriffsdaten verarbeitet Cloudflare in unserem Auftrag: Betrifft deine Anfrage diese Daten, kümmern wir uns gemeinsam mit Cloudflare darum.

Dein Widerspruchsrecht

Du hast das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu widersprechen, die auf unserem berechtigten Interesse beruht – also der Verarbeitung der technischen Zugriffsdaten und der Nachrichten, die du uns schickst (Art. 21 DSGVO).

Um zu widersprechen, schreib an contact@movadoc.com. Wir verarbeiten diese Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir haben zwingende schutzwürdige Gründe, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wir brauchen sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Bitte beachte: Ohne Verarbeitung der IP-Adresse können wir dir die Seiten der Website nicht ausliefern.

Wir verwenden deine Daten nicht für Direktwerbung.

Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn du der Ansicht bist, dass deine Daten nicht im Einklang mit der DSGVO verarbeitet werden, hast du das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat, in dem du deinen gewöhnlichen Aufenthalt hast, in dem du arbeitest oder in dem der mutmaßliche Verstoß stattgefunden hat (Art. 77 DSGVO). In Portugal, wo wir ansässig sind, ist das die Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD): www.cnpd.pt.

In anderen Ländern zum Beispiel: in Spanien die Agencia Española de Protección de Datos (AEPD); in Frankreich die Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL); in Italien der Garante per la protezione dei dati personali; in Deutschland die Datenschutzaufsichtsbehörde deines Bundeslandes oder die oder der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI). Die Liste aller Aufsichtsbehörden in der Europäischen Union findest du unter https://www.edpb.europa.eu/about-edpb/our-members_en.

Wenn du in Brasilien bist, lies auch den nächsten Abschnitt. Wenn du möchtest, sprich zuerst mit uns: Wir versuchen, das Problem zu lösen.

Wenn du in Brasilien bist (LGPD)

Wenn du in Brasilien bist, gilt außerdem das brasilianische Datenschutzgesetz, die Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD, Gesetz Nr. 13.709/2018), weil MovaDoc Personen dort angeboten wird (Art. 3 LGPD). Der Rest dieser Datenschutzerklärung gilt auch für dich; dieser Abschnitt ergänzt, was speziell für die LGPD gilt.

Nach der LGPD sind wir beide Verantwortliche („controladores“), denn wir entscheiden gemeinsam, wie oben erklärt; Cloudflare, das die Daten in unserem Auftrag verarbeitet, ist Auftragsverarbeiter („operador“). Als kleine Verarbeitungsakteure („agentes de tratamento de pequeno porte“) haben wir keinen Datenschutzbeauftragten („encarregado“) benannt (Resolution CD/ANPD Nr. 2/2022, Art. 11): Unser Kommunikationskanal mit dir ist contact@movadoc.com.

Die technischen Zugriffsdaten und die Nachrichten, die du uns schickst, verarbeiten wir auf Grundlage des berechtigten Interesses (Art. 7 IX und Art. 10 LGPD) und nur mit den unbedingt erforderlichen Daten. Die Verarbeitung der IP-Adresse ist Voraussetzung dafür, dir die Website anzuzeigen: Ohne sie empfängt dein Browser die Seiten nicht.

Deine Rechte (Art. 18 LGPD): Bestätigung, dass eine Verarbeitung stattfindet; Auskunft über die Daten; Berichtigung unvollständiger, unrichtiger oder veralteter Daten; Anonymisierung, Sperrung oder Löschung unnötiger, übermäßiger oder entgegen der LGPD verarbeiteter Daten; Datenübertragbarkeit; Information über die Stellen, mit denen wir Daten teilen (Cloudflare und, für Nachrichten, Google als Anbieter unseres Gmail-Postfachs); und Widerspruch. Die mit einer Einwilligung verbundenen Rechte gelten nicht, weil wir keine Daten auf Grundlage deiner Einwilligung verarbeiten.

Um diese Rechte auszuüben, schreib an contact@movadoc.com. Das ist kostenlos. Auf Anfragen zur Bestätigung und zur Auskunft antworten wir innerhalb von höchstens 15 Tagen. Wenn wir dein Anliegen nicht lösen, kannst du bei der brasilianischen Behörde, der Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD), unter https://www.gov.br/anpd eine Eingabe („petição“) gegen uns einreichen oder dich an eine Verbraucherschutzstelle wenden (Art. 18 §§ 1 und 8 LGPD). Dazu musst du dich zuerst mit deiner Anfrage an uns gewandt haben, denn die ANPD verlangt einen Nachweis dieses Kontakts.

Daten, die außerhalb Brasiliens verarbeitet werden: Wir sind in Portugal, und die technischen Zugriffsdaten und die Nachrichten, die du uns schickst, werden direkt aus dem Ausland erhoben – von uns oder von denen, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, wie Cloudflare. Für die ANPD ist diese Erhebung keine internationale Übermittlung, unterliegt aber weiterhin der LGPD (Resolution CD/ANPD Nr. 19/2024, Art. 6). Cloudflare verarbeitet die technischen Zugriffsdaten in Rechenzentren in mehreren Ländern, insbesondere in den USA, und verpflichtet sich in seinem Auftragsverarbeitungsvertrag, sie nur im Einklang mit dem Recht des Herkunftslandes zwischen Ländern zu übermitteln. Die Nachrichten liegen in unserem Gmail-Postfach bei Google; auch Google kann die Daten in mehreren Ländern verarbeiten, insbesondere in den USA. Portugal gehört zur Europäischen Union, der die ANPD ein angemessenes Schutzniveau zuerkennt (Resolution CD/ANPD Nr. 32/2026).

Künftige Änderungen

Derzeit hat MovaDoc keine Werbung, keine Benutzerkonten und keine Funktionen mit künstlicher Intelligenz. Sollte es eines Tages eine dieser Funktionen geben, wird diese Datenschutzerklärung vorher aktualisiert und erklärt dann, welche Daten verarbeitet werden, wofür und von wem.

Jede Änderung wird auf dieser Seite veröffentlicht, mit dem Datum der letzten Aktualisierung.

Andere Sprachfassungen

Diese Datenschutzerklärung wurde auf Portugiesisch (Portugal) verfasst. Die anderen Fassungen sind Übersetzungen und müssen genau dasselbe aussagen. Wenn dir ein Unterschied auffällt, schreib uns an contact@movadoc.com, damit wir ihn korrigieren.